時間の使い方を見直す「タスク整理」の考え方

やることは山ほどあるのに、一日の終わりに「何が進んだのか分からない」と感じることがあります。多くの場合、原因は仕事の量そのものより、やることが頭の中に散らばったままになっていることにあります。この記事では、道具を増やさずに始められるタスク整理の考え方を、順番に沿って整理します。

整理の目的は「減らすこと」ではなく「決めやすくすること」

タスク整理というと、やることを減らす方法を思い浮かべがちです。ただ、暮らしや仕事の中で本当に減らせるものは限られています。整理の目的は、次に何をするかを毎回考え直さなくて済む状態をつくることだと考えると、続けやすくなります。

頭の中にやることが残っていると、作業中も「あれもあった」と気が散り、休んでいるときも落ち着きません。書き出して置き場所を決めるだけで、この負担はかなり軽くなります。

手順1　まず全部書き出す

最初にやるのは、頭の中にあるものを、大小を問わず一度すべて書き出すことです。仕事も家のことも、思いついた順で構いません。ここで並べ替えや取捨選択を始めると手が止まるため、書き出す作業と、整理する作業は分けます。

手順2　4つに分ける

書き出したものを、次の4つに分けます。分類そのものが目的ではなく、扱い方を決めるための仕分けです。

• 1すぐ終わるもの数分で片づくものは、その場で済ませてしまうほうが、リストに残しておくより早いことが多いです。
• 2日付が決まっているもの期限や予定があるものは、リストではなくカレンダーに移します。リストの中に埋もれさせないための分け方です。
• 3自分がやること手順が2つ以上あるものは、最初の一手だけを書き出しておくと、着手のハードルが下がります。
• 4人の返事待ちのもの自分の手を離れているものは別にまとめます。ここを分けておくと「止まっている理由」が見えます。

この4つ目、返事待ちの置き場所をつくることが、意外と効きます。進まない案件の多くは、自分が動いていないのではなく、相手の返事を待っている状態のまま忘れられているためです。

手順3　置き場所を1つに決める

紙の手帳、スマートフォンのメモ、アプリ。どれを使っても構いませんが、置き場所は1つに絞るほうが結果的にうまくいきます。複数に分かれていると、探す手間と「どこかに書き忘れているかもしれない」という不安が残り、整理した効果が薄れます。

• 思いついたときにすぐ書ける場所であること
• 一日に一度は自然に目に入る場所であること
• 予定（日付があるもの）と、やること（日付がないもの）を分けて置けること
• 使い方を覚えなくても運用できるくらい単純であること

道具を新しくすると、しばらくは整理が進んだ気持ちになります。ただ、続かない原因が道具にあることは多くありません。まずは今使っているもので試し、足りない点がはっきりしてから変えるほうが確実です。

手順4　一日の中に「見直す時間」を置く

リストは、作ったときが最も正確で、時間とともにずれていきます。そのため、短くても構わないので、見直す時間を決めておきます。朝に今日やることを3つ選ぶ、夕方に終わったものを消して明日に回すものを決める、といった形で十分です。

所要時間の見積もりは、たいてい短めになる

一日の予定を立てたのに終わらない、という状態が続く場合、やる気ではなく見積もりのほうに原因があることがあります。人は自分の作業にかかる時間を実際より短く見積もりやすい傾向があるといわれます。心当たりがあるなら、予定を詰めるのではなく、間に何も入れない時間を意識してつくるほうが結果的に進みます。

見積もりの精度を上げたいときは、終わったあとに実際にかかった時間を書き添えておくと役立ちます。数回分たまると、自分がどの種類の作業で見積もりを外しやすいかが見えてきます。連絡や移動、確認の待ち時間など、リストに書いていない時間が一日の中でどれだけ占めているかも分かります。

つまずきやすい点

• 分類を細かくしすぎる（分けること自体に時間がかかり、続かなくなります）
• やることの粒度が大きすぎる（「確定申告」ではなく「必要書類を調べる」まで下ろします）
• 終わったものを消さない（進んだ実感が残らず、リストを見るのが億劫になります）
• できなかった日にリストごとやめてしまう（数日空いても、書き出しからやり直せば戻れます）

まとめ

• 整理の目的は、次にやることを毎回考え直さなくて済むようにすること
• 書き出す作業と、分ける作業は分けて行う
• すぐ終わる・日付がある・自分がやる・返事待ちの4つに仕分ける
• 置き場所は1つに絞り、日付があるものはカレンダーへ移す
• 一日に一度、短くても見直す時間を決めておく

うまく回らない時期があっても、やり方が悪いというより、生活の側が変わっただけということもあります。書き出すところから戻れば立て直せる、と考えておくと、気持ちの負担も軽くなります。